Gestión Documental
Reduce el tiempo de clasificación y búsqueda de documentos con un sistema de gestión documental
Las empresas y organizaciones se enfrentan a menudo a la dificultad derivada de la gestión documental, y en muchos casos se ven obligados a invertir gran cantidad de tiempo y de esfuerzo para controlarla.
Una buena gestión documental (administrar el flujo de todo tipo de documentos, permitir la recuperación de información desde ellos, eliminar los archivos que ya no sirven o asegurar la conservación indefinida de aquellos más valiosos) puede suponer mejorar la competitividad y los procesos internos de las empresas así como agilizar las búsquedas de los principales documentos .
En EFOR disponemos de una gran experiencia en el análisis e implantación de proyectos de gestión documental, siempre realizados con el prisma de buscar la mejor solución para nuestros clientes. Para ello, apostamos por soluciones contrastadas como Microsoft SharePoint o Alfresco , en los que contamos con una amplia experiencia de implantación, y con un equipo altamente cualificado y formado.
¿Cómo implantamos la gestión documental?
Como hemos indicado anteriormente, cuando hablamos de Gestión Documental, nuestro objetivo es dar a nuestros clientes la mejor solución tecnológica y funcional en base a los requisitos marcados (económicos, técnicos y funcionales).
Para ello, podemos abarcar todas las fases de implantación de un proyecto de Gestión Documental, desde la fase de consultoría inicial o análisis hasta la implantación de la solución pasando por una formación técnica.
Consultoría – análisis
Es importante una primera fase de análisis para determinar junto con el cliente cuáles son sus necesidades, sus problemáticas, su infraestructura técnica, etc. En base a esta consultoría inicial podemos plantear el proyecto que mejor se adapte a sus necesidades.
Implantación
Una vez definido el alcance del proyecto y la tecnología a utilizar, realizamos la implantación de la solución con el nivel de detalle que el cliente desee. Desde la instalación y configuración de la solución (SharePoint, Alfresco….) hasta la parametrización o programación de funcionalidades específicas.
Soporte
Las soluciones de gestión documental son proyectos vivos. Requieren tareas de soporte (sobre todo en las primeras fases de implantación). En EFOR, ofrecemos soporte post-implantación y asesoramiento, y planteamos posibles evoluciones y mejoras al sistema, en base a experiencias con otros clientes.
Formación
Conseguir el éxito de los proyectos de Gestión Documental se basa en buena parte a conseguir una correcta gestión del cambio con los usuarios involucrados. Para ello, es vital realizar una formación específica y adecuada a las características de los usuarios (tanto a usuarios finales como a administradores del mantenimiento).